home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ASP Advantage 1993 / The Association of Shareware Professionals Advantage CD-ROM 1993.iso / files / a_s_iles / howto / howto.doc
Text File  |  1993-05-21  |  7KB  |  154 lines
  1.                Putting the Bop in the Bop-She-Bop 
  2.             or How to Prepare a Press Kit that Works
  3.                                 
  4.                        by Sam Bellotto Jr.
  5.  
  6.  
  7.  
  8. Publicity is a primary ingredient for shareware success. If you
  9. have all the time in the world, place your programs on as many
  10. BBSs and in the libraries of as many vendors as you can and wait.
  11. If you have all the money in the world, advertise.
  12.  
  13. For those who don't want to wait forever or aren't independently
  14. wealthy, good news! Lots of valuable publicity is free for the
  15. taking. Trade magazines. Newspapers. Special interest magazines.
  16. These media outlets regularly print software reviews. In fact,
  17. they want to print software reviews. The trick is to get them to
  18. print yours.
  19.  
  20. How? Paraphrasing a well-worn slogan, the way to a media editor's
  21. heart is through the press kit. A professionally prepared press
  22. kit can almost insure you some valuable editorial coverage.
  23.  
  24. Briefly, a good press kit contains not only a copy of your
  25. shareware itself, but a two-page description of your product, a
  26. minimum 4x5-inch color glossy screen shot taken of your software,
  27. and a business card. Everything should be neatly packaged in a
  28. 9x12 pocket folder.
  29.  
  30. The purpose of the press kit is simply to do the editor's job for
  31. him or her. Yes, folks, rarely do any of those lofty individuals
  32. whose profiles grace the pages of your favorite publications have
  33. anything to do with the dirty work of reviewing software. (Unless
  34. it is the latest release from Bill Gates. If yours is the latest
  35. release from Bill Gates, don't bother reading this.)
  36.  
  37. Nine times out of ten, a lower echelon editor is responsible for
  38. filling up those "What's New" or "Industry Briefs" columns. This
  39. drudge has deadlines, bills to pay and a life outside of the
  40. office. A package placed within reach of this unheralded
  41. individual which will allow him/her to fill up three or four
  42. column inches with very little effort is generally considered to
  43. be a gift from heaven.
  44.  
  45. I know this for a fact. I spent nearly 15 years in hot New York
  46. City editorial offices covering technology in one aspect or
  47. another. I would paw through the "slush piles" (what we called
  48. all those unsolicited manuscripts) looking for press releases
  49. that I wouldn't have to spend any time editing like a prospector
  50. panning for gold. Hell, they were gold!
  51.  
  52. Companies that never got any coverage by me wasn't due to the
  53. fact that they had bad products, or that my readers wouldn't be
  54. interested in what they had to offer. Rather, many other
  55. companies gave me well-written releases geared to my editorial
  56. approach, enabling me to get my "regular departments" filled in
  57. time for a two-hour lunch and on to more interesting work. Geez,
  58.  
  59. I wasn't a dummy, you know.
  60.  
  61. And therein lies the rub. Don't you be a dummy.
  62.  
  63. The heart of a good press kit is the press release. Physically,
  64. one-and-one-half to two pages, double-spaced is a good length. It
  65. allows the editor to swiftly fill from a small news brief to a
  66. longer column. Don't assume that if you inundate the editor with
  67. a short novel you guarantee yourself an article. Chances are the
  68. editor will seize up over the task of red-penciling "War and PC"
  69. and that'll be the last anybody will see of it.
  70.  
  71. Others favor putting together a good, general press release that
  72. can be sown promiscuously throughout the industry. I don't. I
  73. think each press release should fit its target. Study the
  74. magazine, newspaper or whatever that you want to hit on. Write
  75. your release to complement that publication's style, tone and
  76. audience. Don't cloud something written for "Computer Idiot"
  77. magazine with paragraphs of technical specs. If the medium you
  78. are aiming at goes for "just the facts," give them "just the
  79. facts" and not a glowing endorsement from Anita Bryant.
  80.  
  81. Remember. The less work you make an underpaid editor put into
  82. your press release, the likelier it will see print.
  83.  
  84. The first page of a good press release has the company name,
  85. address, telephone number, fax number, e-mail address and the
  86. like at the top. List a human being as the contact. (Contact:
  87. Human Q. Being.) Don't forget the date. Begin the press release
  88. itself about halfway down the page with a succinct headline that
  89. describes your software in eight or words or less. Skip another
  90. inch and begin the press release itself.
  91.  
  92. Allow for plenty of margin space, with one-and-one-half inches at
  93. the bottom. Double space the text. And heed this word of warning:
  94. now that typewriters are extinct, the temptation exists to
  95. desktop publish your press release, justified, in 12 point
  96. Garamond with italics. DON'T. Have you ever tried to edit a press
  97. release submitted justified in 12 point Garamond with italics?
  98. Root canal is preferable.
  99.  
  100. Pick a clean, pedestrian monospaced font. Turn off justification.
  101. Let the editor decide where to italicize or boldface.
  102.  
  103. Finally, paper clip your press release pages together if you have
  104. more than one page. If you have more than two pages you probably
  105. fell asleep several paragraphs ago.
  106.  
  107. Establishing a company name is a step up. It makes you look
  108. professional. If you don't want to bother with a company name,
  109. use the name of your software. Or your dog. This is easy for
  110. authors with their own homes. The Postal Service told me that any
  111. homeowner can get mail for a home-based business and I believe
  112. them because I've been getting mail addressed to Crossdown (my
  113. software) at my address for over a year now. Apartment dwellers
  114. might want to consult/bribe their own mail carriers.
  115.  
  116. In addition to the press release, include one or more glossy
  117. color screen shots of your software. The minimum size should be
  118. 4x5 inches, 8x10s are preferable, with wide margins all around.
  119. Yes, I know that many publications are capable of accepting
  120. images on disk, but unless the editor who gets your press kit
  121. happens to be from the planet Metaluna all that editor is going
  122. to see from looking at a disk is a square of plastic. You want
  123. the editor to make immediate eye contact with your gorgeous
  124. screen graphics, get a rush of endorphins and exclaim "wow!"
  125.  
  126. Also, larger photos scan easier.
  127.  
  128. Each photo should have a caption on a separate piece of paper
  129. scotch taped to the back (for easy removal.) The caption should
  130. impart some bit of information not readily apparent from the
  131. photo. In other words, "Screen shot from latest release of Cosmic
  132. Cabbage computer arcade game by Navel Arts" is not a very good
  133. caption.
  134.  
  135. Each photo should also be labeled on the back with your company
  136. name in case it gets lost.
  137.  
  138. Include a business card. Business cards are not expensive.
  139. Editors just love to collect business cards and, in particular,
  140. affix them to huge Rolodexes. Even editors with computers do
  141. this. I am not exactly sure why. Regardless, if your press kit
  142. makes a hit with the editor, your business card is going to be
  143. kept and, who knows, maybe several months down the line you'll
  144. get a call from that editor which could lead to even more
  145. valuable editorial space ... or a free lunch.
  146.  
  147. -----------------------------------------
  148. Sam Bellotto Jr. is the author of Crossdown and Enigmacross. He
  149. currently serves on the ASP Public Relations Committee. From 1970
  150. to 1985 he edited a wide variety of business magazines and held
  151. nearly godlike power over the life and death of new products.
  152.  
  153.  
  154.